Política de Protección de Datos en el Ámbito Laboral

1. Datos de contacto del responsable del tratamiento

• correo electrónico general: inova@inova.es;
• teléfono general: (+34) 881 053 786;
• sitio web: inova.es;
• Delegado de Protección de Datos: dpo@inova.business.

2. Datos personales tratados

2.1. La entidad empleadora, dentro de los límites estrictos de las finalidades y bases jurídicas que se indican a continuación, trata, por sí misma o por medio de encargados, los siguientes datos de las personas trabajadoras: datos identificativos (nombre, DNI o NIE, número de afiliación a la Seguridad Social), datos de contacto, datos personales como fecha de nacimiento y estado civil cuando resulten relevantes a efectos fiscales o de prestaciones, datos familiares necesarios para la aplicación de retenciones y beneficios, datos académicos y profesionales, datos de formación, datos de desempeño, datos económicos y bancarios para el abono de la nómina, datos de registro de jornada y datos de uso de los dispositivos y sistemas corporativos.

2.2. Con carácter excepcional y con fundamento en las excepciones del artículo 9.2 del RGPD, la entidad empleadora trata las siguientes categorías especiales de datos: datos de salud estrictamente necesarios para la gestión de incapacidades temporales, la adaptación del puesto de trabajo y la vigilancia de la salud, y datos de afiliación sindical cuando la persona trabajadora solicite el descuento de la cuota sindical o para el ejercicio de derechos de representación.

2.3. INOVA España no utiliza sistemas de reconocimiento biométrico para el control de presencia ni de acceso.

3. Finalidades del tratamiento

3.1. Los datos se tratan para la gestión de la relación laboral en todas sus fases, incluidas la formalización del contrato, la gestión de nóminas, cotizaciones y retenciones, el registro de la jornada, la organización y planificación del trabajo, la formación, la evaluación del desempeño, la prevención de riesgos laborales, la igualdad y la diversidad, la gestión de beneficios sociales, la protección de los bienes de la empresa, la imputación de horas y costes a proyectos cofinanciados y la extinción de la relación laboral.

3.2. Las categorías especiales de datos se tratan con las siguientes finalidades específicas: los datos de salud, para la vigilancia de la salud que realiza el servicio de prevención ajeno con sujeción al secreto profesional, del que la entidad empleadora solo recibe las conclusiones sobre la aptitud para el puesto, y para la gestión de las incapacidades temporales; y los datos de afiliación sindical, para el cumplimiento de obligaciones legales o a petición de la persona trabajadora.

4. Bases jurídicas del tratamiento

4.1. El tratamiento de los datos es necesario para:

• la ejecución del contrato de trabajo [artículo 6.1.b) del RGPD];
• el cumplimiento de las obligaciones legales laborales, de Seguridad Social, fiscales y de prevención de riesgos laborales a las que está sujeta la entidad empleadora [artículo 6.1.c) del RGPD];
• la satisfacción del interés legítimo de la entidad empleadora en organizar la actividad productiva y en ejercer las facultades de dirección y control previstas en el artículo 20 del ET, respetando la dignidad y la intimidad de las personas trabajadoras [artículo 6.1.f) del RGPD].

4.2. El tratamiento de categorías especiales de datos se basa en el artículo 9.2.b) y h) del RGPD, en relación con la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Fuera de estos casos, la entidad empleadora solo tratará datos para otras finalidades determinadas, explícitas y legítimas cuando cuente con el consentimiento libre de la persona trabajadora, que podrá retirarse en cualquier momento sin consecuencias negativas.

5. Derechos digitales en el ámbito laboral

5.1. Uso de dispositivos digitales. La entidad empleadora podrá acceder a los contenidos derivados del uso de los medios digitales facilitados a las personas trabajadoras únicamente para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y garantizar la integridad de dichos dispositivos. Los criterios de utilización se establecen en las normas internas de uso de los sistemas de información, respetando los estándares mínimos de protección de la intimidad, con participación de la representación de las personas trabajadoras cuando exista (artículo 87 de la LOPDGDD y artículo 20 bis del ET).

5.2. Desconexión digital. Las personas trabajadoras tienen derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, a fin de garantizar el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar, en los términos de la política interna de desconexión digital (artículo 88 de la LOPDGDD).

5.3. Videovigilancia y grabación de sonidos. Si se instalasen sistemas de videovigilancia en el lugar de trabajo, se informará con carácter previo, de forma expresa, clara y concisa, a las personas trabajadoras y a su representación. En ningún caso se instalarán sistemas de videovigilancia ni de grabación de sonidos en lugares destinados al descanso o esparcimiento, como vestuarios, aseos o comedores (artículo 89 de la LOPDGDD). Las imágenes se suprimirán en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que deban conservarse para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones (artículo 22.3 de la LOPDGDD).

5.4. Geolocalización. La entidad empleadora no utiliza sistemas de geolocalización para el control de las personas trabajadoras. Si en el futuro se implantasen, se informará previamente de su existencia y características (artículo 90 de la LOPDGDD).

6. Destinatarios

6.1. En el marco de la relación laboral y con las finalidades y bases indicadas, los datos pueden comunicarse a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, a la Tesorería General de la Seguridad Social, al Instituto Nacional de la Seguridad Social, al Servicio Público de Empleo Estatal, a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, al servicio de prevención ajeno, a las entidades bancarias, a las entidades aseguradoras, a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo en el caso de formación bonificada, a las entidades financiadoras de proyectos cuando proceda justificar costes de personal, a la representación legal de las personas trabajadoras en los términos del artículo 64 del ET y a los juzgados y tribunales.

6.2. Los proveedores de servicios de asesoría laboral, gestión de nóminas, sistemas de información y, en su caso, INOVA+ - Innovation Services, S.A. en el marco de los servicios comunes del grupo, actúan como encargados del tratamiento con sujeción al correspondiente contrato de encargo (artículo 28 del RGPD).

7. Plazo de conservación

7.1. Los datos se conservan durante la vigencia de la relación laboral y, tras su extinción, se mantienen bloqueados durante los plazos de prescripción de las acciones y responsabilidades derivadas de ella. Con carácter general, este plazo es de cuatro años para la documentación laboral, de Seguridad Social y tributaria, y de seis años para la documentación mercantil y contable. Los registros diarios de jornada se conservan durante cuatro años (artículo 34.9 del ET).

7.2. Estos plazos podrán prolongarse cuando sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, o cuando lo exijan las normas de justificación de proyectos cofinanciados.

8. Derechos de las personas trabajadoras

8.1. Las personas trabajadoras pueden ejercer gratuitamente los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, en las condiciones y con las excepciones previstas en la ley, así como retirar el consentimiento prestado sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.

8.2. Pueden dirigirse al Delegado de Protección de Datos a través de dpo@inova.business o utilizar el Formulario de Ejercicio de Derechos disponible en privacidad.inova.es/p/formularios. Asimismo, tienen derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Obligaciones de las personas trabajadoras

Las personas trabajadoras deben actuar conforme a la normativa de protección de datos y a las normas internas de INOVA España, incluidos los procedimientos, las instrucciones de trabajo y las Políticas de Protección de Datos y de Seguridad de la Información, disponibles en la Plataforma de Protección de Datos, en privacidad.inova.es.

10. Deber de confidencialidad

Las personas trabajadoras que traten datos personales están sujetas al deber de confidencialidad previsto en el artículo 5 de la LOPDGDD, que subsiste tras la finalización de la relación laboral. Deben garantizar la seguridad de los datos a los que accedan en el ejercicio de sus funciones y protegerlos frente al tratamiento no autorizado o ilícito y frente a su pérdida, destrucción o daño accidental.

11. Deber de comunicar las brechas de datos personales

11.1. Las personas trabajadoras deben conocer y cumplir las reglas del sistema de gestión de incidentes de INOVA España.

11.2. Ante cualquier brecha de datos personales, deben comunicarla a la entidad empleadora sin dilación indebida y, siempre que sea posible, en un plazo máximo de 12 horas desde que tengan conocimiento de ella, para permitir que INOVA España cumpla el plazo de 72 horas de notificación a la Agencia Española de Protección de Datos previsto en el artículo 33 del RGPD.

11.3. El Formulario de Comunicación de Brechas de Datos Personales está disponible en privacidad.inova.es/p/formularios.

12. Punto de Contacto Permanente de Seguridad

Las personas trabajadoras deben comunicar sin dilación cualquier incidente de seguridad de la información o de ciberseguridad al Punto de Contacto Permanente de Seguridad, a través de los canales indicados en privacidad.inova.es/p/seguridad o del formulario correspondiente disponible en privacidad.inova.es/p/formularios.

13. Sistema Interno de Información

Las personas trabajadoras pueden comunicar las infracciones incluidas en el ámbito de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, a través del canal interno de información de INOVA España, con garantía de confidencialidad, posibilidad de anonimato y prohibición de represalias. La información esencial está disponible en privacidad.inova.es/p/denuncias.

14. Fichas Informativas sobre el Tratamiento de Datos

Las personas trabajadoras pueden consultar todas las Fichas Informativas sobre el Tratamiento de Datos en privacidad.inova.es/p/informacion.

15. Soporte del Delegado de Protección de Datos

Para solicitar asistencia o apoyo técnico y normativo en materia de protección de datos, las personas trabajadoras pueden contactar con el Delegado de Protección de Datos a través de dpo@inova.business. La descripción de sus funciones, niveles de servicio y contactos está disponible en privacidad.inova.es/p/soporte-dpd.

16. Versión de la Política

Versión: 2026.09. Fecha: 30 de septiembre de 2026. Las modificaciones de esta Política se comunicarán a las personas trabajadoras por los canales internos y se publicarán en la Plataforma de Protección de Datos. Las versiones anteriores pueden solicitarse al Delegado de Protección de Datos en dpo@inova.business.